Tärkeimmät asiat
- Aloita hyväksyttävästä toimintasuunnitelmasta, viime vuoden toteumasta ja tiedossa olevista sopimuksista.
- Laske tuotot varovaisesti ja kulut kokonaisina. Erota varmat, haetut ja vielä epävarmat rahoitukset.
- Jäsennä budjetti niin, että sitä voidaan verrata kirjanpidon toteumaan ja avustusten käyttötarkoituksiin.
- Hyväksy talousarvio sääntöjen mukaisesti ja seuraa poikkeamia hallituksessa vuoden aikana.
1. Talousarvio lähtee toimintasuunnitelmasta
Avaa tulevan vuoden toimintasuunnitelma ja hinnoittele jokainen olennainen toiminto: tapahtumat, ryhmät, viestintä, vapaaehtoisten tuki, henkilöstö, tilat ja hallinto. Jos suunnitelmassa on työ, jolle ei löydy rahaa tai muuta resurssia, korjaa suunnitelmaa tai rahoitusta ennen hyväksymistä.
MLL:n talousarvio-ohje kuvaa budjetin yhdistyksen toimintana euroina ja korostaa realistisuutta. Talousarvio sitoo hallituksen hyväksytyn toiminnan rajoihin. Siksi se rakennetaan päätöksenteon työkaluksi, ei vain avustushakemuksen liitteeksi.
2. Käytä viime vuoden toteumaa lähtötietona
Vertaa edellisen vuoden talousarviota toteutuneeseen tuloslaskelmaan. Tunnista toistuvat erot: jäivätkö jäsenmaksut arvioitua pienemmiksi, nousivatko tilakulut, peruuntuiko tapahtuma vai saatiinko avustus vasta kesken vuoden? Käytä toteumaa, sopimuksia ja uusia hintoja seuraavan arvion perustana.
Älä kopioi prosenttikorotusta joka riville. Jäsenmäärä, tapahtumien määrä, työaika, vuokrasopimus, palkkiot ja avustuspäätökset muuttuvat eri tavoin. Kirjaa tärkeimpien rivien laskentaperuste erilliseen työtaulukkoon.
3. Arvioi tuotot niiden varmuuden mukaan
Tavallisia tuottoja ovat jäsenmaksut, osallistumismaksut, myynti, varainhankinta, kunnan ja valtion avustukset, säätiöiden apurahat, lahjoitukset, sponsorointi ja sijoitus- tai korkotuotot. Käytä yhdistyksen todellisia tulolajeja ja arvioi määrä kertaa hinta.
Erota päätetty rahoitus, realistisesti ennakoitava tuotto ja vasta haettava avustus. Haettua avustusta ei merkitä varmaksi päätökseksi. Jos toiminta toteutuu vain rahoituksen varmistuessa, tee vaihtoehtoinen pienempi suunnitelma valmiiksi.
4. Laske kulut kokonaisina
Kulut voidaan ryhmitellä henkilöstöön, palkkioihin, tiloihin, materiaaleihin, laitteisiin, matkoihin, viestintään, vakuutuksiin, pankki- ja järjestelmäkuluihin, tapahtumiin sekä muihin hallinnon menoihin. Huomioi veroihin, sivukuluihin ja sopimuksiin liittyvät kustannukset ammattilaisen ohjeen mukaan.
Laske yksiköistä: 20 kokoontumista × tilavuokra, 4 koulutusta × kouluttajapalkkio, osallistujamäärä × materiaalikulu tai työntekijän kuukaudet × kokonaiskustannus. Pelkkä pyöreä vuosivaraus ilman perustetta vaikeuttaa sekä päätöstä että avustushakemusta.
5. Jäsennä toiminta ja hallinto erilleen
Ryhmittele olennainen toiminta omiin kokonaisuuksiinsa, esimerkiksi nuorisotoiminta, vertaistuki, koulutus ja tapahtumat. Näin hallitus näkee, mitä kukin painopiste maksaa ja miten rahoitus kohdistuu. Yhteiset hallintokulut pidetään omana ryhmänään tai jaetaan johdonmukaisella perusteella.
Käytä mahdollisuuksien mukaan samaa jaottelua budjetissa, kirjanpidon seurannassa ja avustusraporteissa. Rakenteen ei tarvitse olla sama kuin virallisessa tuloslaskelmassa, mutta rivien pitää olla yhdistettävissä toteumatietoon ilman käsin tehtävää arvausta.
6. Tarkista tulos ja maksuvalmius erikseen
Tuottojen ja kulujen erotus näyttää talousarvion ylijäämän tai alijäämän. Nollatulosta ei pidä rakentaa keinotekoisesti, jos toiminnassa on epävarmuutta. Perustele suunniteltu alijäämä ja sen kattaminen tai ylijäämän käyttötarkoitus yhdistyksen tavoitteiden ja sääntöjen puitteissa.
Talousarvio ei yksin näytä, milloin raha tulee tilille. Suuri avustus voidaan maksaa myöhemmin kuin kulut syntyvät. Tee tarvittaessa kuukausittainen kassasuunnitelma, jossa näkyvät pankkisaldo, maksujen ajankohdat, ennakot ja mahdollinen puskuritarve.
7. Esimerkkibudjetti yhdelle toimintakokonaisuudelle
Kuvitteellinen esimerkki: yhdistys järjestää 20 maksutonta nuorten työpajaa. Kulut ovat ohjaajapalkkiot 4 000 euroa, tilat 1 200 euroa, materiaalit 1 000 euroa, vakuutus 300 euroa ja viestintä 500 euroa, yhteensä 7 000 euroa. Tuotot ovat kunnan haettava avustus 5 000 euroa ja yhdistyksen oma rahoitus 2 000 euroa.
Työpajojen määrä, palkkiot ja tilakulut ovat samat toimintasuunnitelmassa ja mahdollisessa avustushakemuksessa. Jos kunta myöntää vain 3 500 euroa, hallitus päättää vaihtoehdosta: vähennetään työpajojen määrää, hankitaan muuta rahoitusta tai käytetään hyväksytysti enemmän omaa rahoitusta. Mallisummaa ei kopioida oman yhdistyksen budjettiin.
8. Tee vähintään kaksi vaihtoehtoa
Perusbudjetti kuvaa realistisimman suunnitelman. Varovainen vaihtoehto näyttää, mitä tehdään, jos avustus, osallistujamäärä tai varainhankinta jää odotettua pienemmäksi. Tarvittaessa kasvuvaihtoehto kertoo, miten lisärahoitus käytetään ilman että perustoiminta vaarantuu.
Sovi etukäteen rajat, joiden jälkeen hallitus käsittelee muutoksen: euromäärä, prosenttiero tai tietyn rahoituksen puuttuminen. Tämä nopeuttaa päätöksiä ja estää yksittäistä vastuuhenkilöä muuttamasta hyväksyttyä toimintaa omin päin.
9. Hyväksy ja seuraa talousarviota
Tarkista yhdistyksen säännöistä, missä kokouksessa toimintasuunnitelma ja talousarvio hyväksytään. Pöytäkirjaan merkitään hyväksytty versio ja olennaiset päätökset. Hallituksen vastuu kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä perustuu yhdistyslain 35 §:ään.
Seuraa toteumaa kuukausittain tai toiminnan kokoon sopivalla rytmillä. Raportissa näkyvät budjetti, toteuma, ero, ennuste ja selitys olennaisille poikkeamille. Pelkkä tilin saldo ei kerro, ovatko laskut, sidotut avustukset ja tulevat velvoitteet hallinnassa.
10. Tarkistuslista ennen hyväksymistä
Varmista, että kaikki toimintasuunnitelman olennaiset tehtävät on hinnoiteltu, summat ja laskentaperusteet täsmäävät, varma ja haettu rahoitus on erotettu, avustusten käyttöehdot on huomioitu, tulos on perusteltu, kassavaikutus on mahdollinen ja seurantavastuu on nimetty.
Talousarvio on toiminnan ohjausasiakirja, ei tilinpäätös eikä ammattilaisen tekemä vero-, palkka- tai kirjanpitoarvio. Tarkista epäselvät kulut ja lakisääteiset maksut kirjanpitäjältä ennen hyväksymistä.
Avaa ilmainen Word-pohja
Listaa tuotot, kulut ja niiden perusteet oikeisiin osioihin. Word-pohja jäsentää budjetin ja merkitsee yhteissummat sekä tuloksen tarkistettaviksi ilman rekisteröitymistä tai maksua.
Pohja ei laske tai hyväksy talousarviota yhdistyksen puolesta. Tarkista kaikki summat laskentataulukossa, vertaa ne toimintasuunnitelmaan ja käsittele lopullinen versio yhdistyksen sääntöjen mukaan.
Oikea rakenne ennen kirjoittamista
Avaa asiakirjan rakenne, täytä omat tiedot ja jatka ilmaiseen Word-pohjaan tai tarkistettuun hakemuspalveluun.
Avaa talousarvion pohja