Tärkeimmät asiat
- Kuvaa toteutunut toiminta, tulokset ja olennaiset poikkeamat suunnitelmasta.
- Pidä vuosikertomus ja kirjanpitolain tarkoittama toimintakertomus erillään, jos yhdistyksesi kuuluu lakisääteisen raportoinnin piiriin.
- Käytä samaa tavoite–toimenpide–tulos-rakennetta kuin toimintasuunnitelmassa.
- Lataa lopuksi muokattava Word-pohja ja tarkista luvut alkuperäisistä asiakirjoista.
Mikä on yhdistyksen toimintakertomus?
Yhdistyksen toimintakertomus kokoaa yhden toimintavuoden olennaiset tapahtumat, päätökset, jäsenmäärän, talouden pääkohdat ja tavoitteiden toteutumisen. Lukijan pitää nähdä nopeasti, mitä yhdistys teki, kenelle toiminta oli tarkoitettu ja mitä toiminnasta seurasi.
Moni pieni yhdistys käyttää toimintakertomus-nimeä vapaamuotoisesta vuosikatsauksesta. Kirjanpitolaissa toimintakertomus tarkoittaa kuitenkin tilinpäätökseen liittyvää asiakirjaa, jolla voi olla tarkempia sisältövaatimuksia. Tarkista siksi yhdistyksen säännöt, rahoittajan ohje sekä tarvittaessa kirjanpitäjän tai tilintarkastajan näkemys ennen hyväksymistä.
Huomio: Hakemusapurin pohja auttaa rakenteessa. Se ei ratkaise yksittäisen yhdistyksen kirjanpito- tai tilintarkastusvelvollisuutta.
Toimintakertomuksen rakenne: 9 käytännön kohtaa
- 1. Perustiedot. Nimi, kotipaikka, toimintavuosi, tarkoitus ja tarvittaessa Y-tunnus.
- 2. Hallinto. Hallituksen kokoonpano, toimihenkilöt, tilin- tai toiminnantarkastajat sekä olennaiset muutokset vuoden aikana.
- 3. Kokoukset. Yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset, hallituksen kokoukset ja merkittävät päätökset ilman tarpeetonta pöytäkirjan kopiointia.
- 4. Jäsenistö. Jäsenmäärä vuoden alussa ja lopussa, muutoksen suunta sekä mahdollinen jäsenhankinta.
- 5. Toiminta. Tapahtumat, ryhmät, koulutukset, neuvonta, vapaaehtoistyö ja viestintä kohderyhmittäin.
- 6. Tavoitteiden toteutuminen. Vertaa toimintasuunnitelman tavoitteita toteumaan. Kerro myös, mikä jäi tekemättä ja miksi.
- 7. Tulokset ja palaute. Osallistujamäärät, tavoittavuus, palaute ja muu tieto, joka näyttää toiminnan vaikutuksen.
- 8. Talous ja avustukset. Tulojen, kulujen ja tuloksen pääkohdat sekä saadut avustukset. Lukujen pitää täsmätä tilinpäätökseen.
- 9. Arvio ja seuraavat askeleet. Hallituksen tiivis arvio onnistumisista, riskeistä ja seuraavan vuoden tärkeimmistä tarpeista.
Kirjoita tavoite, tekeminen ja tulos samaan ketjuun
Pelkkä tapahtumaluettelo ei kerro, onnistuiko toiminta. Vahva toimintakertomus yhdistää toimintasuunnitelman tavoitteen, tehdyt toimet ja havaitun tuloksen. Tämä helpottaa sekä jäsenkokouksen että rahoittajan arviointia.
- Tavoite. Lisätä alueen ikääntyneiden viikoittaista yhdessäoloa.
- Toimenpide. Järjestettiin 31 matalan kynnyksen tapaamista kolmessa toimipisteessä.
- Tulos. Tapaamisiin osallistui 74 eri henkilöä. Palautekyselyyn vastanneista 28 henkilöstä 21 kertoi saaneensa uusia tuttavia toiminnan kautta.
Huomio: Älä täytä esimerkkiä omilla arvioilla. Käytä vain osallistujalistoista, kirjanpidosta, kyselyistä tai muista alkuperäislähteistä tarkistettuja lukuja.
Näin laadit toimintakertomuksen vaihe vaiheelta
- Kerää lähteet. Ota esiin toimintasuunnitelma, kokouspöytäkirjat, tapahtumalista, jäsenrekisterin yhteenveto, tilinpäätös ja rahoittajien raportit.
- Tee rakenne ennen tekstiä. Luo yhdeksän pääkohtaa ja sijoita faktat oikeiden otsikoiden alle.
- Vertaa suunnitelmaa toteumaan. Merkitse jokainen tavoite toteutuneeksi, osittain toteutuneeksi tai toteutumatta jääneeksi ja lisää lyhyt perustelu.
- Tarkista numerot. Varmista, että jäsenmäärät, osallistujat, kokoukset, tuotot, kulut ja avustukset täsmäävät lähteisiin.
- Poista yleiset lauseet. Vaihda esimerkiksi ‘toiminta oli aktiivista’ konkreettiseen tietoon siitä, mitä tehtiin ja kuinka paljon.
- Hyväksy oikeassa järjestyksessä. Hallitus valmistelee asiakirjan. Käsittely ja hyväksyminen tehdään yhdistyksen sääntöjen ja kokouskäytännön mukaan.
Kuusi virhettä, jotka heikentävät toimintakertomusta
- Suunnitelma kirjoitetaan uudelleen. Kertomuksen pitää kuvata toteumaa, ei tulevaisuuden aikomuksia.
- Tulos ja tekeminen sekoitetaan. Kymmenen tapahtumaa on tuotos. Osallistujissa tapahtunut muutos on tulos.
- Luvut eivät täsmää. Talouden ja avustusten tiedot tarkistetaan aina tilinpäätöksestä ja päätöksistä.
- Poikkeamat jätetään pois. Kerro rehellisesti, jos tavoite jäi saavuttamatta. Lyhyt syy on uskottavampi kuin aukko.
- Henkilötietoja julkaistaan liikaa. Raportoi toiminta ja roolit, mutta vältä tarpeettomia henkilötietoja ja arkaluonteisia asiakastietoja.
- Vuosikatsaus esitetään lakisääteisenä asiakirjana. Jos yhdistys tarvitsee kirjanpitolain mukaisen toimintakertomuksen, tarkista sen sisältö erikseen.
Tarkistuslista ennen yhdistyksen kokousta
- Nimet ja kausi. Yhdistyksen nimi ja toimintavuosi ovat oikein jokaisella sivulla.
- Päätökset. Hallitus, toimihenkilöt ja kokousmäärät vastaavat pöytäkirjoja.
- Toteuma. Jokaiselle olennaiselle tavoitteelle löytyy toteuma tai perusteltu poikkeama.
- Numerot. Jäsen-, osallistuja- ja talousluvut on tarkistettu alkuperäisistä lähteistä.
- Liitteet. Rahoittajien mahdolliset omat raportit ja liitevaatimukset on huomioitu.
- Hyväksyntä. Päiväys, käsittely ja allekirjoitukset tehdään yhdistyksen sääntöjen mukaan.
Jatka näistä
Lähteet ja tarkistus
Sisältö on koottu alla olevista viranomais- ja järjestölähteistä. Tarkista aina yksittäisen haun, yhdistyksen ja tilikauden vaatimukset alkuperäisestä lähteestä.
Näin tarkistamme ja päivitämme sisältöä