Toimintasuunnitelma-malli yhdistykselle

Mikä on yhdistyksen toimintasuunnitelma?

Toimintasuunnitelma kuvaa, mitä yhdistys aikoo tehdä seuraavalla toimintakaudella, miksi toiminta on tarpeellista ja miten onnistumista seurataan. Hyvä suunnitelma ohjaa hallituksen työtä, vapaaehtoisten ajankäyttöä ja talousarvion valmistelua.

Asiakirjan sisältö määräytyy ensisijaisesti yhdistyksen sääntöjen, päätösten ja toiminnan mukaan. Suunnitelma hyväksytään yleensä samassa kokouksessa kuin talousarvio. Tarkista aina oman yhdistyksen säännöistä oikea kokous ja käsittelytapa.

Toimintasuunnitelman rakenne: 8 kohtaa

• 1. Lähtötilanne. Mikä muuttui edellisen vuoden aikana ja mihin tarpeeseen yhdistys vastaa?
• 2. Tarkoitus. Miten suunniteltu toiminta toteuttaa yhdistyksen sääntöjen mukaista tarkoitusta?
• 3. Painopisteet. Mitkä 3–5 asiaa ovat tulevan vuoden tärkeimmät valinnat?
• 4. Tavoitteet. Mitä muutosta halutaan saada aikaan jäsenissä, kohderyhmässä tai toiminnassa?
• 5. Toimenpiteet. Mitä konkreettisesti tehdään, kuinka usein ja missä?
• 6. Mittarit. Mistä tiedetään, että tavoite etenee: osallistujat, palaute, tavoittavuus tai muu määritelty tieto?
• 7. Vastuut ja aikataulu. Kuka johtaa tekemistä ja milloin valmistelun, toteutuksen ja arvioinnin pitää tapahtua?
• 8. Talous. Mitä toiminta maksaa ja millä jäsenmaksuilla, avustuksilla tai muilla tuloilla se rahoitetaan?

Esimerkki: muuta yleinen tavoite seurattavaksi

Lause ‘lisäämme yhteisöllisyyttä’ ei vielä kerro, mitä tehdään tai miten onnistuminen havaitaan. Kirjoita tavoite niin, että hallitus pystyy palaamaan siihen vuoden lopussa.

• Tavoite. Uusien jäsenten on helpompi tulla mukaan yhdistyksen toimintaan.
• Toimenpide. Järjestetään neljä avointa tutustumisiltaa ja nimetään jokaiseen kaksi vastaanottavaa vapaaehtoista.
• Mittari. Seurataan osallistujamäärää, uusien jäsenten määrää ja yhden kuukauden kuluttua toimintaan jääneiden osuutta.
• Vastuu ja aika. Jäsenryhmä valmistelee illat helmi-, touko-, elo- ja marraskuussa.
• Kustannus. Tilat ja tarjoilut kirjataan talousarvioon omalle toimintorivilleen.

Yhdistä toimintasuunnitelma ja talousarvio

Talousarvio ei saa olla suunnitelmasta irrallinen numerolista. Jokaisella olennaisella tapahtumalla, ryhmällä tai hankinnalla pitäisi olla vastaava tulo- tai kuluerä. Jos toiminnalle ei ole rahaa tai vastuuhenkilöä, se ei vielä ole toteuttamiskelpoinen suunnitelma.

Tee tarkistus molempiin suuntiin: löytyykö jokaiselle suunnitelman päätoimelle rahoitus ja löytyykö jokaiselle suurelle kululle peruste suunnitelmasta? Tämä paljastaa puuttuvat erät ennen kokousta.

Näin laadit toimintasuunnitelman vaihe vaiheelta

1. Arvioi nykytila. Käy läpi edellinen toimintakertomus, palaute, jäsenmäärä ja talouden toteuma.
2. Valitse painopisteet. Rajaa tärkeimmät asiat ennen yksittäisten tapahtumien suunnittelua.
3. Kirjoita seurattavat tavoitteet. Kuvaa haluttu muutos ja päätä, mitä tietoa vuoden aikana kerätään.
4. Sovi tekeminen. Lisää toimenpiteet, vastuut, ajankohdat ja tarvittavat kumppanit.
5. Rakenna talousarvio. Arvioi kulut realistisesti ja varmista rahoituslähteet.
6. Tarkista kuormitus. Vertaa suunnitelmaa vapaaehtoisten, työntekijöiden ja hallituksen käytettävissä olevaan aikaan.
7. Hyväksy ja seuraa. Käsittele suunnitelma sääntöjen mukaisesti ja ota se hallituksen seurantaan vuoden aikana.

Yleisimmät virheet toimintasuunnitelmassa

• Kaikki on yhtä tärkeää. Ilman painopisteitä suunnitelma ei ohjaa päätöksiä tai resurssien käyttöä.
• Tavoite on tapahtumamäärä. Tapahtuma on toimenpide. Tavoite kuvaa muutosta, jota tapahtumalla tavoitellaan.
• Mittari puuttuu. Vuoden lopussa ei voida arvioida onnistumista, jos seurantatapaa ei sovittu etukäteen.
• Vastuu jää hallitukselle yleisesti. Nimeä vähintään vastuuryhmä tai rooli jokaiselle päätoimelle.
• Talous ei vastaa tekemistä. Korjaa suunnitelma tai talousarvio ennen hyväksymistä, jos paria ei löydy.